Det gör att många företag outsourcar tullhanteringen till logistikföretag som erbjuder hantering av tulldeklarationer som en tjänst, men det leder ofta till att den interna kunskapen om tull minskar ytterligare.
Eftersom mycket av informationen för en tulldeklaration hämtas från affärssystemet (ERP), hamnar ansvaret för tulladministrationen ofta hos IT-avdelningen, en avdelning som sällan har den specialkunskap som krävs. Det är därför viktigt att företag investerar i effektiva tekniska lösningar och säkerställer att de har tillgång till rätt kompetens, antingen internt eller via samarbetspartners, för att skapa korrekta tulldeklarationer.
Tullhantering har tagit stora kliv framåt från manuella pappersbaserade processer till digitala lösningar som effektiviserar administrationen. Dagens IT-system kan, med rätt programvara, vara en nyckel för att hantera den minskade kompetensen inom tulladministration. De senaste årens utveckling från lokala system till molnbaserade SaaS-lösningar erbjuder företag större flexibilitet och anpassningsförmåga.
Med EU:s tullkodex (UCC) och EU-kommissionens riktlinjer har medlemsländerna en gemensam grund för tullhantering. Under de kommande åren förväntar vi oss inga betydande förändringar på detta område, förutom att utvecklingen går mot en centraliserad europeisk databas där medlemsstater kan dela information. Denna centralisering ställer höga krav på företag att implementera lösningar som följer de nya standarderna och samtidigt kan anpassas till framtida krav.
Med hjälp av rätt teknik kan antalet felaktiga tulldeklarationer minska dramatiskt vilket i sin tur sparar både pengar och resurser för företagen. Många gånger handlar böter inte om avsiktliga fel utan om misstag som lätt hade kunnat undvikas med bättre system och mindre manuell hantering.
Med ett modernt tullsystem minskar risken för felaktigheter och företag kan undvika de potentiellt höga kostnader som uppstår vid felaktiga deklarationer. Hur stort bötesbeloppet blir beror på värdet av de varor som transporteras. Dessutom skadas ett företags anseende när deras tulldeklaration är felaktiga.
Samtidigt ser vi att fler miljölagar påverkar tullhanteringen. CBAM-lagstiftningen (Carbon Border Adjustment Mechanism), kräver exempelvis att organisationer som producerar koldioxidintensiva varor som stål, ska rapportera hur mycket koldioxid som släppts ut under processen. En del av dessa uppgifter kommer från tulldeklarationerna.
Ett annat exempel är EU:s avskogningsförordning som säkerställer att importerade varor som timmer, soja och kakao inte bidrar till skogsförstörelse. Trots att implementeringen av denna lag skjutits upp med ett år, kommer den att ställa höga krav på transparens och noggrannhet i deklarationerna.
Genom att använda automatiserade system kan företag säkerställa att deras deklarationer uppfyller dessa krav och samtidigt effektivisera sina processer. Digitalisering och bättre systemintegration är nyckeln till att möta både dagens och framtidens utmaningar inom tullhantering.
Teknikens utveckling kommer att påverka tullverksamheten alltmer, särskilt med framstegen inom artificiell intelligens (AI). AI har potential att förbättra tullsystemens kapacitet och effektivitet vilket underlättar företagens hantering av komplexa processer.
Samtidigt använder även tullmyndigheterna AI-teknik som gör det möjligt för dem att utföra fler och mer noggranna kontroller. Det innebär också en ökad risk för påföljder vid felaktiga deklarationer.
Den växande e-handeln ställer nya krav på hanteringen av tullärenden. Den ökade importen från Kina och andra länder innebär större volymer och därmed ett ökat fokus på efterlevnad av tullregler. Vilka varor får exporteras till vissa länder? Vilka produkter är förbjudna att importera? Utan rätt digitala och automatiserade lösningar blir det nästintill omöjligt att hantera dessa utmaningar.
Avancerad teknik och välutvecklade processer är nödvändiga verktyg för att säkerställa effektiv tullhantering och för att kunna navigera i den alltmer komplexa världshandeln. Investeringar i AI och andra digitala lösningar är inte längre en valmöjlighet, utan ett krav för företag som vill vara konkurrenskraftiga och följa internationella handelsregler.
Per Olafsen
Senior Account Executive, Descartes